Ajansınızda iş yükü ekibin kapasitesini aştığında dış kaynak bir yazılımcıyla çalışmak, yeni personel almadan projeleri zamanında teslim etmenin en pratik yollarından biridir. Bu iş birliğinin sorunsuz yürümesi ise yazılımcının ne kadar iyi kod yazdığından çok, işe başlamadan önce nelerin konuşulduğuna bağlıdır. Kapsam, teslim tarihi, iletişim düzeni, gizlilik ve müşteri ilişkisinin kimde kalacağı baştan netleşirse dış kaynak geliştirici ekibinizin doğal bir parçası gibi çalışır. Bu rehberde ilk görüşmeden teslime kadar dikkat etmeniz gereken noktaları sırasıyla bulacaksınız.
Dış kaynak geliştirici ne zaman doğru tercih olur?
Ajansların çoğu yılın belirli dönemlerinde yoğunlaşır. Kampanya dönemleri, yıl sonu bütçeleri veya aynı haftalara denk gelen birkaç yeni müşteri, mevcut ekibin rahatça yetiştirebileceğinden fazla iş yaratır. Bu yoğunluk kalıcı değilse yeni bir çalışan almak hem zaman alır hem de sakin dönemlerde gereksiz bir maliyete dönüşür. Dış kaynak geliştirici, tam da bu boşluğu doldurmak için uygundur.
Bir diğer durum da uzmanlık eksikliğidir. Ekibiniz kurumsal web siteleri konusunda çok deneyimli olabilir, ancak müşteriniz sitesinin muhasebe programıyla veya stok sistemiyle bağlantılı çalışmasını istiyor olabilir. Bu tür işleri ekibe öğretmeye çalışmak yerine, aynı işi daha önce yapmış birini projeye dahil etmek hem riski hem de süreyi azaltır. Yarım kalmış, başka biri tarafından yazılmış ve kimsenin dokunmak istemediği projeler de sık karşılaşılan bir sebeptir.
Buna karşılık bütün işlerinizi sürekli olarak dışarıya veriyorsanız, bir noktadan sonra kalıcı bir ekip kurmak daha mantıklı hale gelebilir. Dış kaynak çalışma, esneklik sağladığı ölçüde değerlidir. Ne zaman dışarıdan destek alacağınızı ve ne zaman ekibinizi büyüteceğinizi iş hacminize bakarak değerlendirmeniz gerekir.
İşe başlamadan önce netleştirmeniz gerekenler
İlk görüşmede en çok vakit ayırmanız gereken konu kapsamdır. Yazılımcının tam olarak hangi işi üstleneceğini yazılı hale getirin. "Sitenin geliştirmesi" gibi geniş bir ifade yerine hangi sayfaların, hangi formların, hangi yönetim ekranlarının ve hangi bağlantıların yapılacağını sayın. Tasarımın kimden geleceğini, içeriklerin ne zaman hazır olacağını ve müşteriden gelecek geri bildirimlerin kaç tur süreceğini de bu aşamada konuşun.
Teslim tarihini tek bir gün olarak değil, ara teslimlerle birlikte planlayın. Örneğin ana sayfa ve iç sayfa şablonlarının ilk hafta, yönetim panelinin ikinci hafta, son kontrollerin ise üçüncü hafta tamamlanması gibi bir takvim, sorunların erken fark edilmesini sağlar. Son güne kadar hiçbir şey görmediğiniz bir süreç, hem sizin hem de müşterinizin üzerinde gereksiz bir baskı yaratır.
Bütçe konusunda da açık olun. Proje bazlı sabit bir ücret mi, saatlik ya da aylık bir çalışma mı yapılacağını belirleyin. Kapsam dışında kalan bir talep geldiğinde nasıl ilerleneceğini de önceden konuşun. Müşteriler proje ortasında yeni istekler getirir; bu isteklerin ücrete ve takvime etkisini nasıl değerlendireceğinizi bilmek, ileride yaşanabilecek anlaşmazlıkları önler.
Gizlilik ve müşteri ilişkisi kimde kalacak?
Ajanslar için en hassas konu, müşteri ilişkisidir. Dış kaynak yazılımcının müşterinizle doğrudan görüşüp görüşmeyeceğini baştan belirleyin. Birçok ajans, yazılımcının arka planda kalmasını ve müşterinin yalnızca ajansla muhatap olmasını tercih eder. Buna beyaz etiket çalışma denir: iş sizin markanız altında teslim edilir, yazılımcının adı müşteriye görünmez.
Bu düzeni bir gizlilik sözleşmesiyle güvence altına alın. Sözleşmede müşteri bilgilerinin, proje içeriklerinin ve kaynak kodunun üçüncü kişilerle paylaşılmayacağı, yazılımcının bu işi izniniz olmadan kendi portfolyosunda göstermeyeceği açıkça yazmalıdır. Güvenilir bir geliştirici bu talepleri doğal karşılar ve imzalamaktan çekinmez.
Bazı projelerde yazılımcının müşteriyle teknik bir toplantıya katılması işleri hızlandırabilir. Böyle durumlarda toplantıya ajansınızın ekibinden biri gibi katılmasını, ticari konulara girmemesini ve müşteriyle ayrıca iletişim kurmamasını önceden konuşmanız yeterlidir.
Proje bazlı mı, aylık destek mi?
Proje bazlı çalışma, kapsamı belli ve başı sonu olan işler için uygundur. Bir kurumsal web sitesi, bir kampanya sayfası veya belirli bir entegrasyon bu modele iyi uyar. Ücret ve teslim tarihi baştan belli olduğu için müşterinize teklif vermeniz de kolaylaşır.
Aylık destek modeli ise sürekli iş akışı olan ajanslar için daha verimlidir. Her ay belirli bir çalışma süresi ayrılır ve bu süre içinde küçük düzeltmeler, yeni sayfalar, bakım işleri veya acil talepler karşılanır. Bu modelde her iş için ayrı ayrı fiyat konuşmak gerekmez. Yazılımcı da projelerinizi ve müşterilerinizi zamanla tanıdığı için her işe daha hızlı başlar.
Hangi modeli seçerseniz seçin, ilk işi küçük tutmanız iyi bir başlangıçtır. Kısa ve sınırlı bir projede birbirinizin çalışma biçimini tanır, iletişim düzenini oturtur ve güven inşa edersiniz. Ardından daha büyük ve uzun soluklu işlere geçmek çok daha rahat olur.
İletişim düzeni ve ilerleme takibi
Dış kaynak çalışmada en çok sorun yaratan şey, kimin neyi ne zaman yaptığının bilinmemesidir. Bunu önlemek için ekibinizin kullandığı iş takip aracını yazılımcıyla da paylaşın. Ayrı bir düzen kurmak yerine onu mevcut akışınıza dahil etmek, takibi sizin için kolaylaştırır.
İlerlemeyi düzenli aralıklarla paylaşmak için basit bir ritim belirleyin. Haftada bir kısa bir görüşme veya her gün sonunda birkaç satırlık bir durum notu çoğu proje için yeterlidir. Önemli olan, bir sorun çıktığında bunun teslim gününe kalmadan konuşulmasıdır. İyi bir geliştirici takıldığı noktayı erken söyler ve çözüm önerisiyle birlikte gelir.
Yapılan işi görebilmeniz de bir o kadar önemlidir. Geliştirme süresince erişebileceğiniz bir test bağlantısı, işin gerçekten ilerlediğini kendi gözünüzle görmenizi sağlar. Müşterinize ara sunum yapmanız gerektiğinde de bu bağlantı işinize yarar.
Teslimi nasıl kontrol edersiniz?
Teslim öncesinde neyin kontrol edileceğini baştan belirlemek, "bitti" kelimesinin herkes için aynı anlama gelmesini sağlar. Sayfaların telefonda ve bilgisayarda düzgün görünmesi, formların gerçekten çalışması, yönetim panelinden içerik eklenip değiştirilebilmesi ve sayfaların hızlı açılması gibi maddelerden oluşan kısa bir kontrol listesi hazırlayın.
Kontrol listesini teslim gününden önce yazılımcıyla paylaşın. Böylece o da işi bu maddelere göre tamamlar ve size teslim ettiğinde sürprizle karşılaşmazsınız. Müşterinize sunmadan önce son bir kontrolü de kendi ekibinizden birinin yapması iyi bir alışkanlıktır.
Erişimler, kod ve devir
Projenin sunucu, alan adı ve diğer hesapları her zaman ajansınızın ya da müşterinizin adına açılmalıdır. Yazılımcıya bu hesaplara yalnızca iş süresince erişim verin ve iş bittiğinde bu erişimleri kapatın. Böylece hem güvenliği korursunuz hem de proje tek bir kişiye bağımlı hale gelmez.
Kaynak kodunun ve kurulum notlarının teslim kapsamında olduğunu baştan konuşun. İleride projeye başka biri devam etmek zorunda kalırsa nereden başlayacağını bilmesi gerekir. Kısa bir devir notu, ileride saatlerce sürebilecek bir araştırmayı birkaç dakikaya indirir.
Sık yapılan hatalar
En yaygın hata, kapsamı yalnızca sözlü olarak konuşmaktır. Bir hafta sonra kimse tam olarak neyin konuşulduğunu hatırlamaz. Kısa bir yazılı özet bile bu sorunu ortadan kaldırır. İkinci hata ise yazılımcıyı projeye çok geç dahil etmektir. Tasarım tamamlanıp müşteri onayı alındıktan sonra teknik bir engel fark edilirse geri dönmek hem zaman hem de itibar kaybettirir.
Bir diğer hata da yalnızca fiyata bakarak karar vermektir. En düşük teklifi veren kişi, iletişimde zorlanıyor ya da teslim tarihlerine uymuyorsa, aradaki fark kısa sürede kayba dönüşür. Seçim yaparken daha önce benzer işler yapıp yapmadığını, nasıl iletişim kurduğunu ve sorulara ne kadar net cevap verdiğini de değerlendirin.
Küçük bir işle başlayın
Dış kaynak bir yazılımcıyla ilk kez çalışacaksanız, büyük bir projeyi tek seferde teslim etmek yerine sınırlı bir işle başlayın. Böylece iletişim, teslim kalitesi ve zamanlama konusunda net bir fikir edinirsiniz. Süreç iyi yürürse iş birliğini adım adım büyütebilirsiniz.
Ajansınız veya yazılım firmanız için uzaktan geliştirici desteği arıyorsanız, ajans ve yazılım firmalarına dış kaynak destek sayfasında nasıl çalıştığımı inceleyebilirsiniz. Projenin kısa bir özetini ve teslim tarihini paylaşmanız, ilk görüşmede çalışma modelini birlikte netleştirmemiz için yeterlidir. Süreç boyunca nasıl ilerlediğimizi merak ediyorsanız yazılım süreçlerinde şeffaflık yazısına da göz atabilirsiniz.
